기업의 총무 업무로 취업을 준비하고 있으신가요?
그렇다면 우선 해당 직무를 철저히 파헤치는 것이 가장 중요합니다.
이번 글에선 총무 취업에 확실히 대비할 수 있도록, ▲직무 기본정의 ▲수행업무 ▲요구역량 ▲관련 자격증 ▲자소서/면접 활용 필수 키워드 등 직무 핵심 정보 5가지에 대해 상세히 살펴보도록 하겠습니다.
(※참고) 이번 글은 총무 직무에 대한 상세 정보를 담고 있는 NCS(국가직무능력표준) 직무기술서를 참고했음을 알려드립니다.
글의 순서
1. 총무 업무 소개
먼저 총무 업무의 사전적 정의를 살펴보겠습니다.
“총무는 조직의 경영목표를 달성하기 위하여 자산의 효율적인 관리, 임직원에 대한 원활한 업무지원 및 복지지원, 대ㆍ내외적인 회사의 품격 유지를 위한 제반 업무를 수행하는 일이다.”
일단 위 사전적 정의는 향후 면접에서 충분히 받을 수 있는 질문으로, 기본적으로 외워둘 것을 추천합니다.
[취업 준비 Tip]
(예상 질문)
Q. 본인이 생각하는 총무 직무의 정의는 무엇인가요?
Q. 총무 업무를 한 마디로 정리해 볼 수 있나요?
만약 면접 때 총무 직무 소개와 관련된 포괄적 정의에 대한 질문을 받았다고 하면,
우선 위에서 언급한 사전적 정의를 언급해 준 후, 평소 총무 직무에 가지고 있던 본인만의 생각을 덧붙이면 합격률을 더욱 높일 수 있습니다.
아래 답변 예시를 참고해보세요.
(답변 예시)
A. “총무는 조직의 경영목표를 달성하기 위하여 자산의 효율적인 관리, 임직원에 대한 원활한 업무지원 및 복지지원, 대ㆍ내외적인 회사의 품격 유지를 위한 제반 업무를 수행하는 직무입니디. 특히 기업 내 구성원들이 최고의 업무 성과를 낼 수 있도록 든든히 지원한다는 측면에서 기업의 성과 창출과도 직결되는 핵심 업무라고 생각합니다.”
2. 총무 업무 범위
위에서 언급한 큰 틀의 사전적 정의 외에, 총무 업무가 실제 현업에서 수행하는 업무들에 대해 구체적으로 알고 있어야 합니다.
총무 담당자가 수행하는 주요 업무들은 아래와 같이 정리할 수 있습니다.
위에서 언급된 주요 업무들과 세부 내용에 대해 전체적으로 숙지한다면, 자소서 작성과 면접 준비에 큰 도움을 받을 수 있을 것입니다.
[취업 준비 Tip]
(예상 질문)
Q. 총무 직무가 수행하는 주요 업무들에는 어떤 것들이 있다고 알고 있는지?
Q. 총무가 수행하는 업무 중에서 가장 중요한 것은 무엇이라고 생각하는지?
Q. 총무가 수행하는 업무 중에서 가장 매력적이라고 생각되는 업무는 무엇인지?
총무 직무에 언급된 업무들을 전체적으로 숙지하는 것은 매우 중요하다고 말씀드렸습니다.
하지만 실제 면접에서 위에 언급된 질문을 받았을 때, 모든 업무들을 언급하는 것은 불가능하기도 하고, 또 적절치도 않습니다.
그렇기에 이중에서 [본인이 가장 중요하거나 매력적이라고 생각하는] 2~3개 정도의 업무를 추려내 답변을 준비할 필요가 있습니다.
그리고 이를 추려낼 때의 핵심 기준은 다음과 같습니다.
- 본인이 가장 잘 할 수 있는 업무
- 본인의 강점을 적극 어필할 수 있는 업무
만약 본인이 총무에서 가장 중요하다고 생각하는 업무를 ‘사업계획수립’이라 답변했다고 가정합시다.
그리고 면접관이 꼬리질문으로, “해당 업무에서 본인이 어떤 강점을 가지고 있는가”란 질문을 연이어 했을 때 만약 제대로 답변할 수 없다면 감점 요인이 될 수 있습니다.
그래서 위에서 언급한 기준을 통해 총무 직무의 세부업무 중에서도 나의 강점과 연결시킬 수 있는 업무를 추리는 작업이 반드시 필요합니다. (이는 바로 뒤 ‘필요 역량’ 부분에서 더 자세히 살펴보겠습니다.)
(답변 예시)
A. 총무 직무에서 수행하는 업무에는 행사지원, 부동산관리, 비품관리, 복리후생지원, 차량운영관리 등 기업 운영에 있어 없어서는 안될 여러 업무가 있습니다. 저는 이 중에서도 비품관리 업무와 복리후생지원 업무 2가지가 가장 중요하고 매력적인 업무라고 생각합니다.
먼저 비품관리 업무에 있어선 회사에서 사용되는 다양한 물품들이 적재적소에 공급되어야 임직원들의 업무 효율이 높아질 수 있으며, 또한 회사의 물품이 무분별하게 사용된다면 이는 회사의 재정과도 직접적으로 연결될 수 있기에 그만큼 철저한 관리가 필요하다고 생각합니다.
다음으로 복리후생지원 업무 또한 임직원들에 대한 애사심, 동기 부여, 근무효율 향상에 직접적으로 영향을 미쳐 궁극적으로 기업의 경영 성과와도 직결될 수 있기에 가장 중요한 총무 업무 중 하나라고 생각합니다.
(꿀팁 하나 더!)
면접관이 “총무 업무 중 가장 중요한 것은 무엇이라고 생각하는가”라고 질문을 했을 경우, 딱 거기까지만 답을 하는 것이 정답입니다.
거기서 더 나아가 “저는 이 업무를 잘 하기 이해 000 자격증을 보유했고, 000에서 인턴도 했고, 블라블라~”
이렇게 답이 길어질 경우 감점 요인이 될 수 있으니 명심하세요.
물론 답변량이 너무 짧은 경우에 한해 추가적인 답변이 더 필요한 경우도 있지만, 면접관의 질문에 최대한 국한된 답변을 하길 추천합니다.
3. 총무 업무 필요 역량
직무를 수행하기 위한 역량은 크게 지식/기술/태도 3가지로 살펴볼 수 있습니다.
- 지식은 업무와 관련한 사실, 정보, 개념 등의 이론
- 기술은 업무와 관련해 반복하면서 숙달되는 스킬
- 태도는 업무를 대하면서 갖춰야 할 마음가짐, 습관
총무 직무 역량 관련, 세무업무별 지식/기술/태도를 아래와 같이 정리할 수 있습니다.
“설마 이 많은 역량들을 다 준비해야 되는 겁니까?”
“설마 이 많은 역량들을 자소서/면접에서 다 어필해야 된다고요?”
물론 불가능하고 현실적이도 않습니다.
그래서 필요한 것이 취사선택입니다.
[취업 준비 Tip]
(예상 질문)
Q. 총무 수행업무 중 본인이 가장 강점이 있다고 생각하는 업무는?
Q. 총무 직무(또는 세부업무 000)에서 가장 요구되는 역량은 무엇이라고 생각하는지?
Q. 총무 직무(또는 세부업무 000)에서 본인이 가장 경쟁력이 있다고 생각하는 역량은?
서로 다른 듯 보이는 질문들이지만 결국 핵심은 아래와 같습니다.
“총무가 수행하는 세부업무 중 나의 강점과 잘 매칭될 수 있는 업무를 찾아 연결시키고, 이를 통해 나의 역량을 어필하기”
[총무 직무와 나의 역량을 연결시키는 과정]
- 1단계. 총무가 수행하는 세부업무와 각각에 요구되는 역량(지식/기술/태도) 살펴보기
- 2단계. 세부업무 중에서 나의 강점과 잘 연결될 수 있는 업무 2~3개 찾기
- 3단계. 내가 선택한 세부업무와 나의 역량(자격증 등), 경험(인턴, 아르바이트 등) 연결시키기
[답변 구성시 체크 포인트!]
V 총무 직무 전체에 대한 질문이 들어와도 자신이 선택한 세부업무와 자연스레 연결시켜 답변
V 필요 역량에 대한 답변 구성시 지식/기술/태도 3가지 측면으로 나눠 구조화시키면 세련된 답변 도출 가능
V 면접관이 필요 역량을 물어본다고 해서 거기에서 그치면 안되고, 내가 그 역량을 갖추고 있단 사실까지 함께 어필
(답변 예시)
A. 총무가 수행하는 업무 중 제가 가장 자신있고 강점이 있는 업무는 000이라고 생각합니다. 000에 있어 가장 중요한 필요 역량은 000, 000, 000이라고 생각하고, 저는 이를 갖추기 위해 ~~~한 노력을 해왔습니다.
A. 총무 직무(또는 세부업무 000) 수행에 요구되는 역량은 크게 지식, 기술, 태도 3가지 측면에서 살펴볼 수 있다고 생각합니다.
먼저 지식 측면에서는 ~가 필요합니다.
다음으로 기술 측면에서는 ~가 필요합니다.
마지막으로 태도 측면에서는 ~가 필요합니다.
A. 저는 총무 직무(또는 세부업무 000)에서 요구되는 여러 역량들을 향상시키기 위해 많은 노력을 기울여왔습니다. (지식, 기술, 태도 3가지로 나눠 본인의 강점, 경험 나열)
4. 총무 업무 관련 자격증
총무 업무 지원에 있어 가점을 받을 수 있는 총무 자격증은 아래와 같습니다.
| 자격 구분 | 자격증명 |
| 국가기술자격 | 워드프로세서 사무자동화산업기사 컴퓨터활용 능력 1·2급 |
| 국가전문자격 | 경영지도사 |
| 공인민간자격 | 자산관리사 (한국금융연수원)) ERP회계정보관리사 (한국생산성본부) |
| 등록민간자격 | 인사총무관리사 (한국평생교진흥원) 인사총무관리자 (한국직업능력연구원) 부동산자산관리전문가(한국직업능력진흥원) |
[취업 준비 Tip]
자격증은 이력서/자소서/면접 모두에서 본인의 직무 강점을 어필할 때 적극 활용할 수 있습니다.
하지만 투입할 수 있는 자원은 한정돼 있기에, 위에 언급된 모든 자격증을 취득한 단 건 현실적으로 불가능하겠죠.
중요한 체크리스트 몇가지 남겨드리니 참고하세요.
V 본인이 현실적으로 가능한 범위 내에서 취득
(자격증 취득에 너무 많은 자원을 할애하면 면접 등 다른 준비에 힘이 빠질 수밖에 없다)
V 양보단 질이 중요! 발급 기관을 고려한 중요 단계에 따라 취득 고려
(자격증 중요도 단계 : 국가기술자격/국가전문자격 >> 공인민간자격 >> 등록민간자격)
V 부족한 자격도 OK! 면접시 ‘입사후 자기계발’로 연결해 답변 가능
(“현재 ~ 자격증을 갖췄고, 입사후에도 자기계발에 매진해 ~ 자격증을 취득하는 등 직무 전문성을 열심히 키워나가겠다”)
5. 총무 업무 자소서/면접 추가 팁
여기까지 읽어오신 모든 분들, 정말 수고하셨습니다.
그럼 마지막으로 총무 직무 취업에 있어 자소서/면접 준비를 위한 추가 팁 하나를 더 드리겠습니다.
아래 그림은 NCS 기반의 총무 직무기술서에 나와 있는 키워드를 분석한 것입니다.
글씨가 큰 키워드들은 직무기술서 상에 그만큼 많이 언급돼 있음을 뜻하는데요.
최근 인공지능(AI)이 자소서를 평가하고 AI 면접이 빠르게 확산되고 있는 상황에서, AI의 평가 기준이 무엇인가에 대한 의견이 다양한 상황입니다.
그런데 한가지 분명한 건, 해당 직무와 관련된 단어들을 많이 사용할 경우 AI가 보다 높은 점수를 줄 확률이 높단 사실!
[취업 준비 Tip]
- 위 이미지에 언급된 키워드들을 자소서 작성, 면접 과정에서 적절히 활용하기
- 큰 키워드라고 쉴 새 없이 남발하란 말은 절대 아님! (적절히 활용하는 것이 중요)
- 작은 키워드라고 중요하지 않단 말은 절대 아님! (함께 적절히 활용 필요)
이상으로 총무 직무에 대한 완벽 분석을 마칩니다.
이 글의 참고가 된 NCS(국가직무능력표준) 사이트의 총무 업무의 NCS 직무기술서를 확인할 수 있는 링크를 남기며 글을 마무리할까 합니다.
총무 업무로 취업을 희망한다면 반드시 직무기술서 분석에 많은 시간을 할애해주시길 바랍니다.
이 글이 취업을 희망하는 취준생들에게 조금이나마 도움이 되었길 바라고, 궁금한 사항이 있을 경우 아래 댓글에 남겨주시면 성심성의껏 답변드리도록 하겠습니다.
긴 글 읽어주시느라 수고하셨습니다~
함께 참고하면 좋은 글 추천
총무 직무 취업 완벽 대비 (feat.자소서,면접 활용 핵심 키워드 도출)
홍보 채용 준비 ‘PR 직무’ 완벽 분석 : (1) PR 기획